Melhoria de processos: um estudo de caso na Escola Superior do Ministério Público da União

Abstract

De um modo geral sabe-se que nunca é fácil escolher qual a melhor forma de organizar um trabalho, um projeto ou mesmo escolher uma metodologia para gerencia-los. Assim sendo, com a reestruturação do Escola Superior do Ministério Público da União-ESMPU, surge a oportunidade de pesquisar e mostrar resultados de uma organização, que atualmente não há nenhum tipo de controle de processos e que busca implantar métodos e ferramentas de melhoria contínua. Com base nisto emerge a necessidade de saber como Implantar a Gestão por Processos em uma Organização Pública. O objetivo deste trabalho é proporcionar maior familiaridade como o problema. Enquadrando-o em um tipo de pesquisa estudo de caso exploratório com uma abordagem qualitativa, já que as coletas dos dados foram no próprio órgão e os resultados buscados não serão tratados por técnicas estatísticas. Para a implantação da gestão por processos é preciso: Identificação da Questão Crítica do Negócio; Seleção do Processo Crítico; Seleção do Líder e dos membros da equipe; Treinamento da equipe; Desenvolvimento do Mapa atual; Identificação de problemas; Análise dos problemas; Desenvolvimento do Mapa ideal; Estabelecimento de medidas (indicadores); Planejamento de mudanças, desenvolvimento de recomendações e apresentação; Implementação das mudanças. Notou-se na análise dos resultados que, as organizações geridas por intermédio de processos de negócios passam a ter seus recursos integrados. O que facilita o controle. Importante ressaltar que para haver esse controle de forma eficiente as áreas por onde passa o processo devem estar utilizando o mesmo sistema computacional, plataforma e conhecer a linguagem utilizada. Na fase análise dos problemas foi possível encontrar disfunções, gargalos e retrabalhos o que não seria possível sem o mapeamento do processo. Por exemplo, existia um tramite de departamento no qual o processo se que recebia um carimbo, o que muita da veze ficavam parado no setor apenas esperando que uma pessoa encaminhasse para o próximo setor. Entretanto, mais importante do que simplesmente padronizar ou automatizar o processo é o controle continuo, visto que os processos não são estáticos, eles mudam.